Rückstellungen – wann du ungewisse Verbindlichkeiten buchen solltest

Was sind Rückstellungen?

Rückstellungen sind Verpflichtungen, die du grundsätzlich bereits eingeplant hast, deren genaue Höhe und Zeitpunkt aber ungewiss sind. Diese so genannten ungewissen Verbindlichkeiten musst du auf der Passivseite deiner Bilanz ausweisen.

Mit Rückstellungen deckst du Verbindlichkeiten, die wirtschaftlich in der laufenden Periode entstehen, deren genaue Höhe und Fälligkeit aber noch nicht feststehen. Im Gegensatz zu den Rücklagen, die einen Teil des Eigenkapitals darstellen, sind Rückstellungen buchhalterisch klar abgegrenzt.

Warum Rückstellungen einbauen?

Im Geschäftsleben dreht sich alles um Sicherheit. Aus eigener Erfahrung weiß man, dass nichts garantiert ist, aber bestimmte Kosten immer wieder anfallen. Rechts- und Beratungskosten sind ein Beispiel dafür. Du weißt, dass sie anfallen werden, aber du kannst nicht genau vorhersagen, wann und in welcher Höhe. Für solche Fälle solltest du Rückstellungen bilden.

Die Bildung von Rückstellungen ist kein freiwilliger Akt, sondern eine Pflicht in der Buchhaltung deines Unternehmens.

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Wie wirken sich Rückstellungen aus?

Eine gebildete Rückstellung mindert den steuerlichen Gewinn des Geschäftsjahres.

Während Rücklagen den Wert deines Unternehmens erhöhen, sichern Rückstellungen dein Unternehmen ab.

Wird eine Rückstellung schließlich aufgelöst, kann dies entweder ohne zusätzlichen Aufwand geschehen oder es wurde ein zu hoher Betrag zurückgestellt.

Manchmal fallen auch die Gründe für die Bildung von Rückstellungen ganz weg, dann muss die entsprechende Rückstellung vollständig aufgelöst werden.

• Bei der Bildung von Rückstellungen wird der Aufwand für die zukünftige Verpflichtung zurückgestellt. Du buchst dann "Aufwandskonto an Rückstellungen".
• Bei einer aufwandsneutralen Auflösung buchst du "Rückstellungen an Bank".
• Wenn eine Rückstellung zu hoch angesetzt wurde, buchst du bei der Auflösung "Rückstellungen an Erträge aus Auflösung von Rückstellungen".

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9 Beispiele für Rückstellungen

Bevor wir tiefer in die Theorie einsteigen, sehen wir uns einige praktische Beispiele an. Du solltest wissen, dass es unzählige Arten von Rückstellungen gibt - so viele, wie es ungewisse Verbindlichkeiten für Unternehmen gibt.

Lass uns einige Arten von Rückstellungen, die du in der Bilanz ausweisen kannst, hervorheben und erklären:

• Gewerbesteuerrückstellung: Du musst Gewerbesteuer zahlen, aber du kannst noch nicht genau wissen, wann der Bescheid kommt und wie hoch die Zahlung sein wird.
• Garantierückstellungen: Du glaubst an dein Produkt, aber Garantiefälle können immer auftreten. Um für diese Fälle gerüstet zu sein, kannst du entsprechende Rückstellungen bilden.
• Urlaubsrückstellung: Hier legst du das vermutete Urlaubsgeld zurück.
• Pensionsrückstellung: Diese Rückstellung deckt Pensionszahlungen ab.
• Rückstellung für Rechts- und Beratungskosten: Damit du im Falle eines Rechtsstreits dein Unternehmen durch Rechtsberatung absichern kannst, solltest du entsprechende Rückstellungen bilden.
• Rückstellung wegen einer angestrengten Klage: Wenn du eine Klage anstrengen willst, ist es gut, wenn du dafür Rückstellungen gebildet hast.
• Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Je nach Art deines Unternehmens musst du deine Unterlagen mindestens 10 Jahre lang aufbewahren. Und unabhängig davon, ob die Aufbewahrung digital oder physisch erfolgt, ist sie mit Kosten verbunden. Auch dafür solltest du eine Rückstellung bilden.
• Rückstellung für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften: Ein Geschäft, das am Bilanzstichtag noch nicht von beiden Seiten vollständig erfüllt ist, wird handelsrechtlich als schwebendes Geschäft bezeichnet. Daraus können drohende Verluste entstehen, für die eine Rückstellung zu bilden ist.
• Sonstige Rückstellungen: Im Geschäftsleben können immer wieder Verpflichtungen entstehen, deren Höhe und Fälligkeit nicht genau feststehen. Dafür gibt es die "sonstigen Rückstellungen".

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Die 3 Phasen der Rückstellungen

Du kennst nun die verschiedenen Arten von Rückstellungen - Verbindlichkeiten, deren Höhe und Fälligkeit ungewiss sind. Aber wie funktionieren Rückstellungen in der Praxis?

1. Phase der Rückstellungsbildung: In dieser Phase werden die Rückstellungen gebildet. Du zahlst immer mehr auf das Rückstellungskonto ein, je nachdem, wie hoch du die zu erwartenden Verbindlichkeiten schätzt. In dieser Phase minderst du deinen steuerlichen Gewinn.
2. Stabilisierungsphase der Rückstellungen: In dieser Phase ändert sich dein steuerlicher Gewinn kaum oder gar nicht. Es ist noch unklar, wie hoch die Verbindlichkeiten tatsächlich sein werden. Die Rückstellung wird an die tatsächlichen Werte angepasst.
3. Phase der Auflösung der Rückstellung: Wenn feststeht, welche Verbindlichkeit tatsächlich eintritt, beginnst du mit der Auflösung der Rückstellungen.

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Fragen zu Rückstellungen?

Rückstellungen sind kein Luxus, sondern ein Muss in der Buchhaltung eines Unternehmens. Sie sind vorgeschrieben und müssen zweckgebunden verwendet werden.

Durch die Bildung von Rückstellungen kannst du eine Menge Steuern sparen. Wenn du also Fragen zu Rückstellungen und Steuererleichterungen hast, zögere nicht, uns zu kontaktieren.